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A Contabilidade como instrumento de informação, decisão e controle da gestão

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Data05/03/2018

1. INTRODUÇÃO

O principal objetivo da Contabilidade é o seu usuário, interno e externo. De nada adianta termos uma informação contábil se a sua utilidade é nula.

Entre os usuários externos, destacamos os acionistas ou sócios minoritários, os fornecedores, os bancos, o governo, os analistas de mercado e os potenciais investidores, visto que estes lidam com informações globais, com maior ou menor grau de detalhamento, de acordo com seus interesses.

Os usuários internos concentram-se nos acionistas ou sócios controladores e os empregados, estes quando o processo de informação é transparente e quando participam efetivamente da gestão dos negócios e têm parte nos lucros.

O objetivo deste trabalho é analisar a Contabilidade como instrumento interno de informação, para a tomada de decisão e o controle da gestão.

 

2. A EMPRESA E SEUS OBJETIVOS

Uma empresa industrial, por exemplo, tem quatro objetivos básicos:

a)    Comprar matérias-primas e produzir produtos pelo menor custo, e vender os produtos pelo maior valor possível que o mercado quer comprar;

b)   Gerar lucros;

c)    Atender as necessidades de seus clientes;

d)   A inversão inicial, a reinversão de recursos e a inversão para a expansão de atividades.

 

O primeiro objetivo estabelece algumas questões a serem respondidas pelo empresário:

– o que produzir?

– quanto produzir?

– como produzir?

– quando produzir?

– que tipo de mão-de-obra empregar?

– que tipo de matéria-prima utilizar?

– qual o custo do produto?

– qual o mercado a ser atingido?

– quais as condições de venda neste mercado?

– qual o perfil da clientela?

– outros fatores decorrentes.

 

A falta de resposta para esses quesitos é o resultado de muitos fracassos empresariais. A resposta adequada a todos eles é o fator de sucesso empresarial.

O segundo objetivo é o lucro. Sem lucro não há empresa. Sem lucro não há empresários. Sem lucro não há empregos. Sem empregos há crise social. Portanto, lucro não é pecado. O lucro é a essência da livre iniciativa, do desenvolvimento econômico e do bem-estar social.

O lucro de uma empresa pode ser desmembrado por setores, produtos, unidades, células de trabalho, etc.

O terceiro objetivo é o da inversão, quer inicial, como reinversão dos recursos gerados pela própria empresa e inversão para expansão.

A inversão social numa empresa é o começo do processo, em que o empresário coloca não apenas seu capital, mas todo seu esforço, dedicação e luta para consolidação de seu objetivo: criar o seu negócio.

Este é o momento crucial do sucesso ou insucesso de um país.

Se todos os empresários (micro e pequenos, especialmente) tiverem apoio governamental, mediante financiamento a custos subsidiados, isenção fiscal temporária e desburocratização, novas empresas estarão no mercado, e amanhã serão médias e grandes empresas, criando novos empregos e novas riquezas.

A reinversão é a capacidade de o empresário entender que o seu negócio, para crescer, deve ser capitalizado.

Para se capitalizar uma empresa em funcionamento, isso somente é possível retendo parte substancial dos lucros. Muitos empresários fracassaram ou estão endividados com os bancos porque não souberam capitalizar suas empresas em volumes suficiente para atender seu crescimento.

A reinversão não é somente não retirar os lucros, mas, sim, saber como reaplicá-los no próprio negócio, com eficácia e rentabilidade.

A inversão para a expansão é outro fator substancial para atingir os objetivos de uma empresa.

Algumas perguntas devem ser respondidas:

– no que expandir, onde, como, quando?

– qual o volume de recursos necessário?

– qual o retorno do investimento?

– qual a origem dos recursos?

– há necessidade de novas tecnologias?

As primeiras perguntas que se fazem necessárias, são: – Pode, ou deve, o Contador interferir neste processo? – Em que nível? – Como pode auxiliar o empresário a responder aos pontos suscitados?

 

3. A POLÍTICA EMPRESARIAL E A ORGANIZAÇÃO

A existência de uma Contabilidade fidedigna está mais coerente com uma política empresarial que dê ênfase ao controle, do que com a de uma que não elege o controle como um de seus pilares. A Contabilidade está dentro deste contexto. Para tanto, destacamos alguns pontos que compõem uma boa política empresarial:

a)    Contrato Social ou Estatutos – Devem definir os objetivos sociais, o tipo societário, as atribuições da diretoria e a capitalização dos lucros.

b)   A Missão da Empresa – Os objetivos sociais anteriormente definidos servem para sintetizar o que a empresa se propõe realizar (produzir, comercializar, etc.). A definição da Missão da Empresa vai mais longe, pois estabelece os meios e as políticas que a empresa adotará para atingir seus objetivos.

c)    Organograma – Estrutura, de forma integrada, de todos os setores da empresa, dentro dos princípios de funcionalidade, simplicidade e objetividade.

d)   Manual de Organização – Deve servir como instrumento de uniformidade dos critérios de gestão, facilidade no treinamento do pessoal e compatibilização dos métodos e rotinas pela empresa.

e)    Frequente Atualização da Gerência – Inclui a familiarização com novos métodos de administração, conhecimento da política econômica do governo, legislação específica a que está sujeita a empresa e política fiscal e seus reflexos.

f)     Envolvimento com a Comunidade – A empresa deve estar voltada ao bem-estar da comunidade, em especial dos seus empregados. O envolvimento estende-se ao ambiente onde está localizada a empresa, bem como a outras circunstâncias, tais como ajuda de custo para promoções internas e integração aos projetos comunitários.

g)    Participação dos Empregados na Gestão e nos Lucros – A participação dos empregados na gestão dos negócios da empresa é uma tendência natural, um processo de desenvolvimento, já praticado por muitas empresas. A aceitação dessa participação dará ao Contador duas grandes oportunidades: a primeira, quanto à gestão. Se há alguém dentro de uma organização que tem vários elementos essenciais para integrar uma gestão participativa, este é o Contador. De fato, isso já ocorre em muitas organizações, em que o Contador de fato já participa efetivamente do processo decisório. A segunda, por ocasião da preparação de demonstrações contábeis fidedignas, base essencial para uma transparência quanto aos lucros a serem distribuídos aos empregados. Isso pode ocorrer ao profissional como Contador da empresa, ou como auditor independente. Em ambos os casos, é de transcendental importância a participação do Contador.

 

4. A CONTABILIDADE NA EMPRESA E O PAPEL DO CONTADOR

Inúmeros fatores podem determinar o papel que representa a Contabilidade na empresa, entre os quais destacamos:

a)    O grau de utilização das informações contábeis pelos empresários. Quanto maior esta utilização, maior é a valorização. Portanto, o Contador deve estar atento para avaliar permanentemente se suas informações são úteis aos usuários. As informações devem ser úteis para quem toma a decisão, ou seja, o Contador deve trabalhar voltado para o que os dirigentes necessitam, e não para o que o fisco quer. Quem paga o seu salário é o empresário, e não o governo.

O principal objetivo da Contabilidade é o seu usuário, interno e externo. De nada adianta termos uma informação contábil se a sua utilidade é nula.

b)   A Contabilidade não é uma ilha no organograma da empresa. O seu isolamento é sinônimo de fracasso, gerando o que chamo de Contador fraldinha, ou seja, descartável. A Contabilidade faz parte de um sistema integrado, no qual representa a fonte de informações recebidas das diversas áreas da empresa, processando-as, analisando-as e interpretando-as. A Contabilidade deve ser o grande banco de dados da informação para fins gerenciais. O Contador deve estar no centro e na liderança deste processo, pois, do contrário, seu lugar vai ser ocupado por outro profissional.

c)    O Contador deve saber comunicar-se com as outras áreas da empresa. Para tanto, não pode ficar com os conhecimentos restritos aos temas contábeis e fiscais. Alguns outros temas devem ser-lhe familiares, tais como:

– informática;

– direito societário;

– marketing e vendas;

– planejamento estratégico;

– relações humanas;

– planejamento e controle da produção;

– custos, processos produtivos e formação do preço de venda;

– finanças;

– estatística;

– comércio exterior/câmbio;

– macroeconomia;

– reengenharia.

d)   O Contador deve ter formação cultural acima da média, inteirando-se do que acontece ao seu redor, na sua comunidade, no seu Estado, no seu País e no mundo.

e)    O Contador deve ter um comportamento ético-profissional inquestionável

f)     O Contador deve participar de eventos destinados à sua permanente atualização profissional (educação continuada).

g)    O Contador deve estar consciente de sua responsabilidade social e profissional.

 

5. A CONTABILIDADE COMO BANCO DE DADOS DA INFORMAÇÃO PARA FINS GERENCIAIS

Para que a Contabilidade não seja uma ilha na organização, o melhor enfoque a lhe ser dado é o conceito de banco de dados, ou seja, o centro do processo de informação para fins gerenciais.

Este processo deve dividir a Contabilidade em três grandes objetivos:

1 – registrar as operações realizadas pela empresa para efeitos gerenciais, societários e fiscais;

2 – informar, com eficiência, rapidez, fidedignidade e fácil entendimento, sobre as posições patrimoniais, financeiras e econômicas da empresa, no grau de detalhamento previamente definido em conjunto com toda a organização; os dados devem ser úteis a todos na empresa. Isso inclui informações em moeda com capacidade aquisitiva constante, dados físicos, dados comparativos com períodos anteriores e outros fatores que facilitem avaliação dos fatos e a tomada de decisão;

3 – capacidade de projetar resultados futuros, preparar fluxos financeiros, estruturar orçamentos físicos, econômicos e financeiros, criar cenários face às diversas alternativas pelas quais a empresa pode optar, etc.

Para atingir o objetivo 1, cabe destacar alguns pontos de atenção do Contador:

a)    estrutura de um adequado plano de contas, de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, adaptando às atividades da empresa e ao processo de informação gerencial a ser adotado; o plano deve ser flexível para as informações, de modo a atender às necessidades da empresa e dos usuários da informação, como também fornecer os dados exigidos pela legislação societária e fiscal;

b)   a estrutura da área contábil da empresa deve ter pessoal qualificado e permanentemente treinado;

c)    o sistema contábil deve ser computadorizado, de modo a permitir a agilidade do processamento dos dados e do fornecimento das informações aos usuários;

d)   o fluxo de documentos e informações para os registros contábeis e da contabilidade para os usuários deve ser racional, objetivo e confiável;

e)    a contabilidade deve fornecer, para os usuários externos, os elementos capazes de atender à legislação e às normas a que a empresa está sujeita e propiciar o perfeito entendimento sobre a situação patrimonial, financeira e econômica dela.

A Contabilidade não é uma ilha no organograma da empresa. O seu isolamento é sinônimo de fracasso, gerando o que chamo de Contador “fraldinha”, ou seja, descartável.

Para atingir o objetivo 2 a contabilidade não pode ser a dona do sistema. Para ser eficiente e eficaz, ela deve permitir o fácil acesso às informações pelos usuários, preferentemente num sistema on-line, caracterizando-se como um efetivo banco de dados. Para tanto, o Contador deve definir com os usuários de que tipo de informação vão necessitar, em que moeda, tipo de relatórios, grau de detalhamento das informações, periodicidade da atualização dos dados (quando não houver integração total das informações), período a serem comparados, etc.

 

Para atingir o objetivo 3, o Contador deve atentar para os seguintes pontos:

a)    ter um histórico dos dados da empresa, para permitir a projeção de dados físico-financeiros com a segurança e a confiabilidade necessárias;

b)   prever, com as áreas de vendas, compras, produção, financeira, recursos humanos, marketing, engenharia do produto, e outras que estiverem envolvidas, os cenários possíveis a que a empresa estará sujeita a curto, médio e longo prazo;

c)    estruturar orçamentos físico-financeiros flexíveis, de modo a serem adaptados a cada mudança de cenário;

d)   compatibilizar o cruzamento dos dados projetados com os realizados (Contabilidade).

 

6. A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO PARA A TOMADA DE DECISÕES

Uma informação contábil, para atender a todos os seus objetivos, deve ter pelo menos estas características:

– confiabilidade;

– utilidade;

– oportunidade (tempestividade);

– compreensibilidade;

– custo compatível com seu benefício;

– possibilidade de avaliação para a tomada de decisão;

– possibilidade de controle da gestão.

 

A Contabilidade, como instrumento para a tomada de decisões, deve facultar ao usuário interno e externo:

a)    a análise das operações realizadas pela empresa;

b)   a análise da estrutura patrimonial e financeira da empresa;

c)    a análise dos resultados;

d)   a análise da composição e evolução dos custos dos produtos fabricados;

e)    a análise comparativa com o orçamento;

f)     projeções de resultados e de fluxos financeiros;

g)    a análise do retorno nos investimentos projetados e realizados;

h)   a análise do desempenho global do negócio.

 

Essas análises e projeções devem incluir, pelo menos, os seguintes elementos:

a)    análise das operações de:

– disponibilidades e aplicações financeiras;

– compras/contas a pagar;

– vendas/contas a receber;

– despesas com pessoal administrativo e vendas;

– despesas gerais de fabricação;

– financiamentos;

– captação de recursos com acionistas/sócios;

– investimentos permanentes;

– aquisições e baixas de bens do imobilizado;

– resultados futuros;

– distribuição e dividendos/lucros;

– participação nos lucros;

– partes relacionadas (controladas, coligadas e ligadas).

b)   análise econômico-financeira, com balanços em moeda constante:

– liquidez (corrente, seca e geral);

– evolução dos capitais próprios e retorno do investimento;

– imobilizações dos capitais próprios e sua participação no ativo total;

– rentabilidade sobre vendas (bruta, operacional e líquida);

– ponto de equilíbrio;

– ciclometria de estoques, clientes e fornecedores;

– margem de garantia dos capitais de terceiros;

– grande endividamento;

– índices de produtividade;

– índices de economicidade;

– formação do resultado;

A Contabilidade deve ser o grande banco de dados da informação para fins gerenciais.

c)    análise de resultados:

– por célula de trabalho;

– por unidade de produção;

– por linha de produto;

– por produto;

– por região;

– global;

– por formação do lucro (bruto, operacional e líquido);

d)   análise da composição e evolução dos custos dos produtos fabricados:

– por unidade de negócio;

– por produto;

– por linha de produto;

– custo da ociosidade;

– alternativas do processo produtivo;

– iluminação da fabricação de produtos;

e)    análise comparativa, com orçamento:

– orçamento por unidade de negócio;

– orçamento global;

– orçamento por produto;

– orçamento de caixa (fluxo de caixa);

f)     análise do retorno dos investimentos:

– orçamento de inversões;

– projeto de capitalização;

– planos quinquenais;

g)    análise do desempenho global:

– comparações com desempenhos históricos da própria empresa;

– comparações com empresas do mesmo setor e porte semelhante;

– comparações com empresas em geral.

 

7. A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE

A administração da empresa é a responsável geral pela estrutura de um sistema de controle interno.

A Contabilidade é parte integrante desse controle interno e, como tal, deve ser estruturada para dar resposta às necessidades de seus usuários, quer sejam internos, quer externos.

O controle pode ser:

 

I –  Interno

Quando exercido pelo próprio pessoal da empresa, que realiza análises e verificações periódicas, acompanha as transações realizadas e prepara as informações para o controle da gestão e a tomada de decisões. A estruturação de uma área de auditoria interna é fator importante e até fundamental para um eficaz sistema de controle interno.

Na área estatal federal, o controle interno também é exercido, pelas Secretarias de Controle Interno dos Ministérios, sobre as empresas estatais a elas vinculadas, e, na área estadual, pelas Contadorias e Auditorias dos Estados.

 

II – Externo

O controle interno é exercido:

a)    por auditores independentes;

b)   pela Receita Federal;

c)    Por órgãos de controle específicos:

–   Tribunal de Contas (empresas estatais);

–   Banco Central do Brasil (instituições financeiras);

–   Comissão de Valores Mobiliários (companhias abertas e entidades da área do mercado de capitais);

–   Superintendência dos Seguros Privados (seguradoras);

–   Secretaria Nacional das Entidades de Previdência Privada (fundações de seguridade).

Cada um desses órgãos tem finalidades específicas, cabendo destacar o que segue:

–   Os auditores independentes são empresas ou profissionais individuais contratados pelos próprios órgãos de administração para examinar a empresa como um todo (conceito moderno do trabalho do auditor independente) e também para emitir opinião sobre as demonstrações contábeis da empresa, com o objetivo de ser submetida aos acionistas (sócios) e demais interessados na situação patrimonial, financeira e econômica da empresa.

–   O auditor independente representa, em última instância, todos os interessados, e sua opinião deve ter total credibilidade perante terceiros. O objetivo do trabalho do auditor independente, ao examinar uma demonstração contábil e opinar sobre ela, é dar condições, ao usuário desta informação, para tomar decisões sobre a empresa na qualidade de sócio, acionista, credor, empregado, órgão fiscalizador, cliente, potencial sócio ou acionista, etc.

–   A Receita Federal tem interesse em que a Contabilidade seja fidedigna, a fim que o resultado contábil apurado seja a base confiável para a determinação do valor, a pagar, de imposto de renda e demais impostos e contribuições.

–   Os outros órgãos, como agente de fiscalização externa, têm interesses específicos. Todavia, todos eles partem de um pressuposto: A Contabilidade deve ser o instrumento final de controle interno de todas as operações realizadas pela empresa num determinado período, e a base para a informação confiável a todos os interessados.

 

Se a contabilidade não atingir esses objetivos, cabem duas conclusões:

a)    A Contabilidade é deficiente como fonte de informação para fins internos ou externos e, portanto, deve ser reformulada ou desprezada, hipóteses que colocam em xeque a capacidade do profissional responsável pela sua execução.

b)   Há a incapacidade dos interessados, internos ou externos, de se utilizarem das informações contábeis como o instrumento mais confiável e objetivo para propiciar dados fidedignos para uma tomada de decisão.

Em resumo, se Você que está lendo este trabalho é um empresário (seja grande, médio ou pequeno) e não utiliza a Contabilidade como a fonte da informação gerencial, pare, chame o seu Contador e o questione sobre a razão por que isso está ocorrendo. Se ele não souber responder, comece a procurar outro profissional, pois o atual não está à altura das suas necessidades. Todavia, se Você é um Contador e não está dando essas respostas aos usuários dos seus serviços, pare e dê início, urgentemente, a uma reciclagem profissional.

A administração da empresa é a responsável geral pela estrutura de um sistema de controle interno. A Contabilidade é parte integrante desse controle interno e, como tal, deve ser estruturada para dar resposta às necessidades de seus usuários, quer sejam internos, quer externos.

Por: Antonio Carlos Nasi
nasi@nardonnasi.com.br